Персональные данные работника, что это и как их использовать

Как работодателю не налететь на штраф из-за защиты персональных данных

Работодатель, принимая на работу нового сотрудника, запрашивает у него согласие на обработку персональных данных.

Сегодня разберем, что такое персональные данные, какой правовой режим устанавливается в отношении персональных данных и какие обязанности возникают у работодателя.

Трудовой кодекс РФ (далее — ТК РФ) устанавливает особенности защиты, а также хранения, использования и передачи персональных данных работника в Главе 14 «Защита персональных данных работника». Правила работы с персональными данными содержатся в Федеральном законе «О персональных данных» от 27.07.2006 № 152-ФЗ.

Под персональными данными понимаетсялюбая информация, относящаяся прямо или косвенно к определенному или определяемому физическому лицу (субъекту персональных данных).

Т.е. персональными данными является огромное количество информации, позволяющей идентифицировать человека, начиная от даты рождения, фамилии, имени, отчества, и заканчивая информацией о расовой, национальной принадлежности человека, его политических взглядах.

Можно привести примерный перечень персональных данных работника:

  • фамилия, имя, отчество;
  • дата рождения;
  • адрес места регистрации/места жительства;
  • сведения, содержащиеся в документах, предоставляемых при трудоустройстве: паспорте, трудовой книжке, документе об образовании, свидетельстве о государственном пенсионном страховании;
  • сведения о трудовом (страховом) стаже;
  • сведения о привлечении работника к материальной ответственности;
  • сведения о состоянии здоровья и результатах медицинского обследования работника;
  • любые иные сведения, позволяющие определить работника.

Обработка персональных данных — любое действие (операция) или совокупность действий (операций), совершаемых с использованием средств автоматизации или без использования таких средств, с персональными данными, включая сбор, запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, передачу (распространение, предоставление, доступ), обезличивание, блокирование, удаление, уничтожение персональных данных.

В терминах Закона № 152-ФЗ организация-работодатель является оператором персональных данных, так как организует и осуществляет обработку персональных данных, а также совершает иные действия с персональными данными.

адрес места регистрации места жительства;.

Персональные данные работников: как работодателю не нарушить закон

  • Как принять на работу иностранца
  • Удаленную работу узаконили
  • Какие документы оформить при найме сотрудника
  • Как принять сотрудников на удалённую работу
  • Трудовая книжка: инструкция для работодателя
  • Работники без трудового договора: рисковать или не стоит?
  • Срочный трудовой договор: как заключить с пользой и избежать проблем
  • Временный договор с сезонным работником: как заключить правильно
  • Как правильно оформить испытательный срок работнику
  • Договор аренды рабочего места с мастерами в парикмахерской
  • Как уволить пенсионера
  • Работники на неполной ставке: как оформить без проблем
  • Как не получить штраф за вакансию
  • Ученический договор: как подготовить людей к работе в компании
  • Как ИП принять на работу сотрудника
  • Как уволить сотрудника
  • Как принять на работу сотрудника в организацию
  • Сотрудники уволены. Как отчитаться.

Удаленную работу узаконили.

Статья 86. Общие требования при обработке персональных данных работника и гарантии их защиты

В целях обеспечения прав и свобод человека и гражданина работодатель и его представители при обработке персональных данных работника обязаны соблюдать следующие общие требования:

1) обработка персональных данных работника может осуществляться исключительно в целях обеспечения соблюдения законов и иных нормативных правовых актов, содействия работникам в трудоустройстве, обучении и продвижении по службе, обеспечения личной безопасности работников, контроля количества и качества выполняемой работы и обеспечения сохранности имущества;

2) при определении объема и содержания обрабатываемых персональных данных работника работодатель должен руководствоваться Конституцией Российской Федерации, настоящим Кодексом и иными федеральными законами;

3) все персональные данные работника следует получать у него самого. Если персональные данные работника возможно получить только у третьей стороны, то работник должен быть уведомлен об этом заранее и от него должно быть получено письменное согласие. Работодатель должен сообщить работнику о целях, предполагаемых источниках и способах получения персональных данных, а также о характере подлежащих получению персональных данных и последствиях отказа работника дать письменное согласие на их получение;

4) работодатель не имеет права получать и обрабатывать персональные данные работника о его политических, религиозных и иных убеждениях и частной жизни. В случаях, непосредственно связанных с вопросами трудовых отношений, в соответствии со статьей 24 Конституции Российской Федерации работодатель вправе получать и обрабатывать данные о частной жизни работника только с его письменного согласия;

5) работодатель не имеет права получать и обрабатывать персональные данные работника о его членстве в общественных объединениях или его профсоюзной деятельности, за исключением случаев, предусмотренных настоящим Кодексом или иными федеральными законами;

(в ред. Федерального закона от 30.06.2006 N 90-ФЗ)

6) при принятии решений, затрагивающих интересы работника, работодатель не имеет права основываться на персональных данных работника, полученных исключительно в результате их автоматизированной обработки или электронного получения;

7) защита персональных данных работника от неправомерного их использования или утраты должна быть обеспечена работодателем за счет его средств в порядке, установленном настоящим Кодексом и иными федеральными законами;

(в ред. Федерального закона от 30.06.2006 N 90-ФЗ)

8) работники и их представители должны быть ознакомлены под роспись с документами работодателя, устанавливающими порядок обработки персональных данных работников, а также об их правах и обязанностях в этой области;

(в ред. Федерального закона от 30.06.2006 N 90-ФЗ)

9) работники не должны отказываться от своих прав на сохранение и защиту тайны;

10) работодатели, работники и их представители должны совместно вырабатывать меры защиты персональных данных работников.

Федерального закона от 30.

Гарантии защиты персональных данных работника

В целях обеспечения прав и свобод работников в ст. 86 ТК РФ предусмотрены гарантии защиты их персональных данных, а также установлены общие требования при их обработке.

Обработка персональных данных – любое действие (операция) или совокупность действий (операций), совершаемых с использованием средств автоматизации или без использования таких средств с персональными данными, включая сбор, запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, передачу (распространение, предоставление, доступ), обезличивание, блокирование, удаление, уничтожение персональных данных (ст. 3 Закона о персональных данных).

Работодатель при обработке персональных данных работника обязан соблюдать следующие основные требования:

  1. Обработка персональных данных работника может осуществляться исключительно в целях обеспечения соблюдения законов и иных нормативных правовых актов, содействия работникам в трудоустройстве, получении образования и продвижении по службе, обеспечения личной безопасности работников, контроля количества и качества выполняемой работы и обеспечения сохранности имущества;
  2. При определении объема и содержания обрабатываемых персональных данных работника работодатель должен руководствоваться Конституцией РФ, Трудовым кодексом РФ и иными федеральными законами;
  3. Все персональные данные работника следует получать у него самого. Если персональные данные работника возможно получить только у третьей стороны, то работник должен быть уведомлен об этом заранее и от него должно быть получено письменное согласие. Работодатель должен сообщить работнику о целях, предполагаемых источниках и способах получения персональных данных, а также о характере подлежащих получению персональных данных и последствиях отказа работника дать письменное согласие на их получение;
  4. Работодатель не имеет права получать и обрабатывать сведения о работнике, относящиеся в соответствии с законодательством Российской Федерации в области персональных данных к специальным категориям персональных данных, за исключением случаев, предусмотренных Трудовым кодексом РФ и другими федеральными законами;
  5. Работодатель не имеет права получать и обрабатывать персональные данные работника о его членстве в общественных объединениях или его профсоюзной деятельности, за исключением случаев, предусмотренных настоящим Кодексом или иными федеральными законами;
  6. При принятии решений, затрагивающих интересы работника, работодатель не имеет права основываться на персональных данных работника, полученных исключительно в результате их автоматизированной обработки или электронного получения;
  7. Защита персональных данных работника от неправомерного их использования или утраты должна быть обеспечена работодателем за счет его средств в порядке, установленном Трудовым кодексом РФ и иными федеральными законами;
  8. Работники и их представители должны быть ознакомлены под роспись с документами работодателя, устанавливающими порядок обработки персональных данных работников, а также об их правах и обязанностях в этой области;
  9. Работники не должны отказываться от своих прав на сохранение и защиту тайны;
  10. Работодатели, работники и их представители должны совместно вырабатывать меры защиты персональных данных работников.

Важным требованием для защиты персональных данных, соблюдение которого необходимо при обработке персональных данных работника, состоит в необходимости все персональные данные работника получать у него самого. Если персональные данные работника возможно получить только у третьей стороны, то работник должен быть поставлен об этом в известность заранее и от него следует получить письменное согласие. Кроме того, работодатель должен сообщить работнику о целях, предполагаемых источниках и способах получения персональных данных, а также о характере получаемых персональных данных и последствиях отказа работника дать письменное согласие на их получение.

При принятии решений, затрагивающих интересы работника, работодатель не имеет права основываться на персональных данных работника, полученных исключительно в результате их автоматизированной обработки или электронного получения;.

Персональные данные работников: 5 основных правил по организации, обработке и хранению персональной информации

Что такое персональные данные в организации?

Каждая организация обрабатывает огромный массив информации. Не исключение — сведения о физических лицах. За нарушение законодательства о персональных данных организацию могут оштрафовать, подать в суд и причинить иные неприятности.

Федеральный закон от 27 июля 2006 г. N 152-ФЗ (далее 152-ФЗ) исчерпывающего перечня персональных данных не содержит. Компаниям необходимо исходить из того, что это любые сведения, позволяющие опознать физическое лицо. В разъяснениях федеральных органов встречаются различные трактовки определения ПДн. Так, Министерство экономического развития в своем письме от 02.10.2015 N ОГ-Д28-12951 считает, что к персональным данным работника, помимо личных:

  • фамилии,
  • имени,
  • отчества,
  • даты и места рождения,
  • адреса,
  • семейного положения,

относятся сведения об:

  • образовании,
  • профессии,
  • занимаемой должности,
  • стаже работы.

Роскомнадзор в своем письме от 07.02.2014 N 08КМ-3681 указывает, что персональными данными являются сведения о заработной плате.

Сведения, обрабатываемые организацией разделяются на две основные группы:

  • персональные данные работников организации;
  • персональные данные, попадающие в организацию в связи с ее деятельностью, например, персональные данные клиентов, контрагентов, посетителей сайта организации.

Согласно закону 152-ФЗ: организация, обрабатывающая такие данные самостоятельно или совместно с другими лицами, является — оператором персональных данных. Оператор и иные лица, получившие доступ к ПДн должны обеспечить конфиденциальность данных:

не допустить раскрытия информации и распространения без согласия физического лица — субъекта персональных данных.

Жизненный цикл обработки персональных данных сотрудников в организации

По общему правилу персональные данные обрабатываются с согласия физического лица. (п. 1 ч. 1 ст. 6 152-ФЗ). С момента поступления в организацию каких-либо сведений о физическом лице организация должна предпринять необходимые меры для сохранности и правомерной обработки таких сведений. Согласие на обработку ПДн должно быть конкретным и информированным. Не забывайте прописать в документе:

  • цели обработки ПДн,
  • способы обработки с указанием действий, совершаемых с ПДн,
  • объем обрабатываемых ПДн.

Давая согласие субъект персональных данных обозначает объем и границы обработки сведений для каждого конкретного случая их обработки, а работодатель обязует обрабатывать полученные данные только для целей и в объеме на которые оно получено.

Обязательная письменная форма согласия предусматривается только в случаях, указанных в федеральных законах, например, при обработке специальных категорий персональных данных (ст. 10 закона 152-ФЗ):

  • расовая принадлежность,
  • политические и религиозные взгляды,
  • состояние здоровья.

Если законом не предусмотрена письменная форма согласия, подойдет любая иная форма

  • устная,
  • включение соответствующего пункта в договор и т.д.

Единственное правило: перед началом обработки убедитесь, что для всех категорий обрабатываемых данных получено необходимое согласие работника.

При трудоустройстве, физическое лицо передает работодателю определенный набор документов, содержащих персональные сведения. Исчерпывающего перечня законодательство не содержит, но наиболее стандартный список указан в форме T2 — «личной карточке работника».

Читайте также:  Какие документы нужно менять при замене паспорта в 45 лет, в 20 лет в 2020 году?

Обработка ПДн работника осуществляется в целях:

  • обеспечения соблюдения законов и иных нормативных правовых актов,
  • содействия работникам в трудоустройстве,
  • получении образования,
  • продвижении по службе,
  • обеспечения личной безопасности работников,
  • контроля количества и качества выполняемой работы,
  • обеспечения сохранности имущества.

Работники и их представители должны быть ознакомлены под роспись с документами работодателя, устанавливающими порядок обработки персональных данных работников, а также об их правах и обязанностях в этой области. Все документы, регламентирующие обработку персональных данных сотрудников, размещаются для ознакомления работниками в открытом доступе. Из приведенных норм можно вывести следующее правило — разработайте и примите локальный нормативный акт, регулирующий сбор, обработку и хранения персональных данных, а также ознакомьте с ним под роспись всех работников.

Работник вправе отозвать согласие об обработке персональных данных, в соответствии с частью 2 статьи 9 закона 152-ФЗ». Может ли в данном случае он продолжить работать на этого работодателя? Согласно этой же части, оператор вправе продолжить обработку персональных данных без согласия субъекта, при наличии оснований, предусмотренных федеральным законом, в том числе и для исполнения договора, стороной которого является субъект ПДн (пункт 5 части 1 статьи 6 152-ФЗ). Таким договором может быть трудовой договор и работодатель вправе продолжить обрабатывать персональные данные работника, без его согласия в целях и объеме необходимых для исполнения указанного договора.

В силу ст. 88 ТК РФ доступ к персональным данным работников должны иметь только специально уполномоченные лица. При этом указанные лица вправе получать только те сведения, которые необходимы для выполнения конкретных функций. Помимо этого, лица, получающие персональные сведения работника, обязаны соблюдать режим конфиденциальности. Ответственные сотрудники должны быть назначены приказом, а документы, определяющие политику в области обработки персональных данных должны быть доступны для всех сотрудников организации. Например, работодатель планирует установить в офисе видеонаблюдение, для этого работодателю необходимо принять акт, регламентирующий порядок видеонаблюдения и назначить ответственных за сбор таких данных. Важно, чтобы ответственные работники были ознакомлены с правилами обработки и хранения персональных данных, принятыми в организации, а также о режиме конфиденциальности, в отношении персональных данных работников. Создание в организации эффективной политики в области сбора, обработки и хранения персональных данных поможет избежать множества негативных последствий для организации.
У вас есть вопросы по разработке ОРД – пишите в комментариях. Мы с радостью на них ответим.

Особенности обработки и защиты персональных данных соискателей и уволенных сотрудников

Помимо персональных данных своих сотрудников в организацию, как правило, попадают множество персональных данных других лиц, например, соискателей. Обработка ПДн соискателя должна осуществляться с его согласия. Из общего правила есть несколько исключений:

  • Интересы потенциальных кандидатов на вакансию представляет кадровое агентство;
  • Кандидат на вакансию разместил свое резюме в открытом доступе.

Если соискатель направляет свое резюме по электронной почте или факсу работодателю рекомендуется установить факт направления резюме соискателем лично. Получать согласие необходимо

  • в случае направления запросов по прежним местам работы,
  • для уточнения или получения дополнительной информации о соискателе.

Если по какой-либо причине соискатель не трудоустраивается, все предоставленные им сведения должны быть уничтожены в течение тридцати дней.

Обработка персональных данных уволенных сотрудников возможна только в определенных законом случаях:

  • документы, необходимые для исчисления, удержания и перечисления налогов хранятся в течение 4-х лет;
  • базы данных отпусков хранятся пять лет;
  • приказы о дисциплинарных взысканиях три года;
  • трудовые договоры хранятся семьдесят пять лет, если делопроизводство по ним закончено 1 января 2003 года и пятьдесят лет, если позже;

Как и в случае с претендентами на вакансию, так и с действующими и уволенными работниками важно обрабатывать персональные данные только в том объеме, в каком это необходимо для целей обработки.

Согласие на передачу персональных данных работника третьим лицам

По общему правилу работодатель не вправе сообщать персональные сведения о работнике третьим лицам, без его согласия. Исключениями являются случаи, предусмотренные трудовым законодательством и иными законодательными актами.

  • передача персональных данных в ПФР или ФСС России (абз. 15 ч. 2 ст. 22 ТК РФ);
  • налоговые органы (ст. 24 НК РФ);
  • при получении мотивированного запроса судебного пристава (ст. 64 ФЗ “Об исполнительном производстве”);
  • заключении договора с провайдером (ст. 44 Федерального закона от 07.07.2003 N 126-ФЗ “О связи”).

Все случаи передачи персональных данных физического лица без его согласия это как правило императивные предписания законодательных актов. Если нормы, предписывающей обязанность передать какие-либо сведения, содержащие персональные данные, нет, то согласие физического лица на передачу его данных придется получить.

Помимо императивных предписаний о раскрытии сведений, содержащих персональные данные, согласие может не требоваться, когда сведения передаются в целях предупреждения угрозы жизни и здоровью работника. Например, работник не появился на рабочем месте и его местонахождение не известно. Работодатель может направить запрос в медицинские организации и органы внутренних дел с указанием информации о работнике и это не будет нарушением правил хранения персональных данных.

При заключении договора зарплатного проекта с кредитной организацией или на выпуск платежных карт для сотрудников работодатель не вправе передавать кредитной организации персональные данные работников. Работник сам даст согласие банку, либо банк включит пункт об обработке персональных данных в договор, подписываемый сотрудником. Аналогично работодатель должен получить согласие всех работников, если в организации кадровый или бухгалтерский учет поручен сторонней организации. Исходя из правил, предусмотренных трудовым законодательством, а также корреспондирующими с ним положениями закона 152-ФЗ работодателю необходимо спрашивать согласие у работника для каждого конкретного случая передачи персональных данных.

Ответственность за нарушения обработки персональных данных в организации

За нарушение требований обработки персональных данных предусмотрены следующие виды ответственности:

  • Дисциплинарная
  • Материальная
  • Административная
  • Уголовная

Дисциплинарная ответственность заключается в том, что сотрудник, имеющий доступ к персональным данным и передавший их, без получения согласия физического лица может быть уволен по инициативе работодателя, как за грубое нарушение работником трудовых обязанностей (пп. «в» п. 6 ч. 1 ст. 81 ТК РФ). Существенным условием увольнения работника по этому основанию будет раскрытие работником сведений, которые он обязывался не разглашать. (п. 43 Постановление Пленума Верховного Суда РФ от 17.03.2004 N 2). При оспаривании работником увольнения в суде, работодатель должен факт нарушения правил обработки персональных данных сотрудником, уполномоченным на их обработку. Так при рассмотрении дела о восстановлении на работе сотрудника, уволенного за разглашение персональных данных другого сотрудника, суд указал что представление доказательств в порядке ст. 56 ГПК РФ, включающих в себя персональные данные других сотрудников организации, для защиты своих трудовых прав, не свидетельствует о раскрытии работником персональных данных других работников неопределенному кругу лиц в рамках трудового спора. Они лишь свидетельствуют о предоставлении работником доказательств в обоснование своей правовой позиции суду при рассмотрении его исковых требований об оспаривании дисциплинарного взыскания. (Апелляционное определение Московского городского суда от 20.11.2018 по делу N 33-44167/2018)

За нарушение правил обработки персональных данных организацию или должностное лицо могут привлечь к административной ответственности по ст. 13.11 КоАП РФ. Составлять протоколы об административном правонарушении уполномочены должностные лица Роскомнадзора, а привлекать к ответственности судьи мировых судов. Срок давности за совершение данного правонарушения составляет три месяца. Должностное лицо, ответственное за обработку персональных данных может быть привлечено к административной ответственности, за не размещение в открытом доступе документа, определяющего политику в отношении персональных данных, а также сведения о реализуемых требованиях к защите персональных данных. (Постановление Тюменского областного суда от 14.11.2017 N 4А-598/2017).

Уголовная ответственность за нарушение законодательства о персональных данных предусмотрена по следующим статьям Уголовного кодекса:

  • Нарушение неприкосновенности частной жизни;
  • Отказ в предоставлении гражданину информации;
  • Неправомерный доступ к компьютерной информации.

Субъектом уголовного преступления может быть только физическое лицо, однако привлечение виновного работника к уголовной ответственности не освобождает от административной ответственности организацию.

Как правило, дело об административном правонарушении возбуждается после проведения уполномоченным органом проверок организации. Инспекторы надзорного органа могут оштрафовать организацию за отсутствие у нее документов, регламентирующих политику в области обработки персональных данных, а также несоответствие таких документов законодательству, осуществление обработки или передачи данных третьим без согласия на то физических лиц субъектов персональных данных.

Если у вас остались вопросы, появились предложения, замечания, наблюдения – не раздумывая, пишите нам в комментариях. Мы с удовольствием решим эту задачу 🙂

Постановление Тюменского областного суда от 14.

Источник получения персональных данных

Легитимным, с точки зрения официальных законодательных документов, принятых в нашей стране, является только один способ получения конфиденциальной информации – от самого гражданина, пожелавшего добровольно ее сообщить в устной или письменной форме.

Косвенные способы получения персональных сведений о человеке (например, запрос на прежнее место работы) могут использоваться только в том случае, если сотрудник дал на это свое письменное согласие.

К СВЕДЕНИЮ! Чтобы иметь возможность получать информацию о сотруднике не только непосредственно от него, кадровые работники иногда используют не запрещенный законом прием. В анкете, заполняемой при трудоустройстве, может иметься пункт «Не возражаю против проверки предоставленных данных» или «Разрешаю получить информацию обо мне в следующих источниках (указать, в каких)».

Если к работодателю пришел запрос о сотруднике, который когда-то у него работал, лучше перестраховаться и потребовать письменное разрешение на предоставление персональных данных, подписанное самим физическим лицом. Это касается даже ситуаций, когда эти сведения требуют работники правоохранительных органов (вместо разрешения может быть подписанный их руководством приказ).

Косвенные способы получения персональных сведений о человеке например, запрос на прежнее место работы могут использоваться только в том случае, если сотрудник дал на это свое письменное согласие.

Пошаговая инструкция

Правила, цели и нормы обработки персональных данных определены главой 2 Федерального закона №125 от 27.07.2006г. (ред. 29.07.2017г.). Пошаговый процесс обработки индивидуальной информации работника включает в себя следующие этапы:

  1. Получение персональной информации о конкретном, принимаемом на работу, сотруднике.
  2. Занесение учетных данных в соответствующие документы или электронную базу.
  3. Обработка имеющихся сведений автоматизированным либо ручным способом.
  4. Хранение данных с периодическим обновлением и уточнением (подробнее о порядке хранения и использования персональных данных работников на бумажных и электронных носителях читайте в этом материале).
  5. Правомерное извлечение информации, ее использование и передача.
  6. Блокировка сведений или их уничтожение.

Правовой контроль за работой с индивидуальными данными включает в себя регулирование всех процессов и стадий работы с ними.

Подробнее о заявлении на обработку и на другие операции с персональными данными работника узнайте тут.

Составляется соответствующий приказ, информация о котором фиксируется в регистрационном журнале личного состава.

5 шагов по организации учета и хранения персональных данных

Сохранности персональных данных стоит уделить особое внимание, так как с прошлого года законодатель ужесточил ответственность для работодателя за несоблюдение обязанности по их защите. В статье расскажем, что считается персональными данными, какие обязанности по их защите установлены для работодателей и как организовать правильный учет и хранение персональных данных сотрудников.

Систематизируйте или обновите знания, получите практические навыки и найдите ответы на свои вопросы на курсах повышения квалификации в Школе бухгалтера. Курсы разработаны с учетом профстандарта «Бухгалтер».

Работодатель, принимая сотрудника на работу, должен запросить у него определенные сведения, которые необходимы в рамках трудового, налогового и бухгалтерского законодательства. Федеральный закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных» требует от работодателя, который в данном случае является оператором персональных данных и выполняет их обработку, обеспечить безопасность этой информации.

образование, профессия;.

Что относится к персональным данным работника?

Любые сведения о гражданине, имеющие к нему прямое или косвенное отношение, считаются персональными данными. Определение этого понятия представлено в 3 статье ФЗ № 152 от 2006 года 27 июля.

Читайте также:  Как правильно расторгнуть договор с агентством недвижимости

Таким образом, к личной информации о человеке относят:

  • адрес его проживания;
  • ФИО;
  • дату рождения;
  • семейное положение;
  • полученное образование;
  • реквизиты паспорта;
  • занимаемую должность (профессию);
  • уровень дохода;
  • наличие какой-либо собственности;
  • социальное положение в обществе;
  • и т. п.

Должностное лицо, из-за которого произошло разглашение личных сведений о сотруднике, привлекаются к административной, дисциплинарной или уголовной ответственности.

наличие какой-либо собственности;.

Персональные данные работника, что это и как их использовать

ОСНОВАНИЕ

1. Обработка ПД в случаях, не предусмотренных законодательством, или обработка ПД, несовместимая с целями сбора ПД

САНКЦИЯ

  • Предупреждение
  • Штраф: на физлиц – от 1000 до 3000 руб.;
    на должностных лиц – от 5000 до 10 000 руб.;
    на юрлиц – от 30 000 до 50 000 руб.
  • Штраф: на физлиц – от 3000 до 5000 руб.;
    на должностных лиц – от 10 000 до 20 000 руб.;
    на юрлиц – от 15 000 до 75 000 руб.
  • Предупреждение
  • Штраф: на физлиц – от 700 до 1500 руб.;
    на должностных лиц – от 3000 до 6000 руб.;
    на ИП – от 5000 до 10 000 руб.;
    на юрлиц – от 15 000 до 30 000 руб.
  • Предупреждение
  • Штраф: на физлиц – от 1000 до 2000 руб.;
    на должностных лиц – от 4000 до 6000 руб.;
    на ИП – 10 000 до 15 000 руб.;
    на юрлиц – от 20 000 до 40 000 руб.
  • Предупреждение
  • Штраф: на физлиц – от 1000 до 2000 руб.;
    на должностных лиц – от 4000 до 10 000 руб.;
    на ИП – от 10 000 до 20 000 руб.;
    на юрлиц – 25 000 до 45 000 руб.
  • Штраф: на физлиц – 700 до 2000 руб.;
    на должностных лиц – от 4000 до 10 000 руб.;
    на ИП – от 10 000 до 20 000 руб.;
    на юрлиц – от 25 000 до 50 000 руб.
  • Предупреждение
  • Штраф: от 3000 до 6000 руб.

Персональные данные работника – это любая информация, необходимая работодателю в связи с трудовыми отношениями и касающаяся конкретного работника: ФИО, дата и место рождения, место проживания, данные СНИЛС, ИНН, сведения о воинском учете и т. д.

Такие данные, как правило, используются при составлении трудовых договоров, заполнении унифицированной формы Т-2, трудовых книжек, начислении зарплаты и др. Персональные данные работника можно получать только лично от работника. Если же такие сведения получаются от третьих лиц, то работодатель, согласно п. 3 ч. 1 ст. 86 ТК РФ, должен уведомить об этом работника и заручиться его письменным согласием на обработку персональных данных.

Работодатели получают и обрабатывают те персональные данные работника, которые отвечают целям обработки, то есть напрямую относятся к трудовой деятельности. Если цель обработки данных установлена компанией самостоятельно, исходя из специфики деятельности, то она должна взять согласие об обработке персональных данных у субъекта данных (ст. 9 Федерального закона №152-ФЗ). Например, принимая на работу сотрудника по трудовому договору, компания должна знать, как его зовут, где он прописан, какое у него образование. Эти персональные данные компания может получать у человека без его согласия. Если же компания планирует переводить зарплату на банковскую карту и передавать сведения о сотруднике в банк, то она обязана взять на это согласие у сотрудника, поскольку прямого требования передавать персональные данные в банк для выплаты заработной платы в законе нет.

БЕСПЛАТНЫЙ СЕРВИС ПОДГОТОВИТ
40 ДОКУМЕНТОВ
В ОБЛАСТИ ОБРАБОТКИ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ

Эти меры указаны в ст. 19 Федерального закона №152-ФЗ, и в целом их можно разделить на три больших блока:

1. Правовые меры

Подразумевают, что компания, принимая решение о том, как будет соблюдать законодательство, готовит необходимые внутренние документы, в частности, Политику в отношении обработки персональных данных, издает приказ, в котором назначает ответственного за организацию процесса обработки персональных данных.

2. Организационные меры

Поскольку по закону Политика в отношении обработки персональных данных должна быть доступна для всех категорий субъектов персональных данных, то ее необходимо размещать в таком месте, где с ней могут ознакомиться и работники, и клиенты.

К организационным мерам относится и рассмотрение письма субъекта персональных данных, требующее уточнить, обрабатывает ли компания его данные, с какой целью, на каком основании. По закону любой субъект имеет право обратиться с таким письмом и даже потребовать прекратить обработку своих персональных данных. В ст. 20-21 Федерального закона №152-ФЗ даются разъяснения, как правильно реагировать на такие письма:

  • Оператор обязан предоставить субъекту персональных данных возможность ознакомления с его персональными данными.
  • В течение семи рабочих дней со дня предоставления субъектом персональных данных сведений, подтверждающих, что персональные данные являются неполными, неточными или неактуальными, оператор обязан внести в них необходимые изменения.
  • В течение семи рабочих дней со дня представления субъектом персональных данных сведений, подтверждающих, что такие персональные данные являются незаконно полученными или не являются необходимыми для заявленной цели обработки, оператор обязан уничтожить такие персональные данные.
  • Оператор обязан уведомить субъекта персональных данных о внесенных изменениях и предпринятых мерах и принять разумные меры для уведомления третьих лиц, которым персональные данные этого субъекта были переданы.
  • Оператор обязан осуществить блокирование неправомерно обрабатываемых персональных данных, относящихся к субъекту персональных данных.
  • В случае выявления неправомерной обработки персональных данных оператор в срок, не превышающий трех рабочих дней с даты этого выявления, обязан прекратить неправомерную обработку персональных данных или обеспечить прекращение неправомерной обработки персональных данных лицом, действующим по поручению оператора.
  • В случае, если обеспечить правомерность обработки персональных данных невозможно, оператор в срок, не превышающий десяти рабочих дней с даты выявления неправомерной обработки персональных данных, обязан уничтожить такие персональные данные или обеспечить их уничтожение.
  • В случае достижения цели обработки персональных данных оператор обязан прекратить обработку персональных данных и уничтожить персональные данные в срок, не превышающий тридцати дней с даты достижения цели обработки персональных данных, если иное не предусмотрено договором.
  • В случае отзыва субъектом персональных данных согласия на обработку его персональных данных оператор обязан прекратить их обработку и в случае, если сохранение персональных данных более не требуется для целей обработки персональных данных, уничтожить персональные данные в срок, не превышающий тридцати дней с даты поступления указанного отзыва, если иное не предусмотрено договором.
  • В случае отсутствия возможности уничтожения персональных данных в течение срока, указанного в ч. 3-5 ст. 21 Федерального закона № 152-ФЗ, оператор осуществляет блокирование персональных данных и обеспечивает уничтожение персональных данных в срок не более чем шесть месяцев, если иной срок не установлен федеральными законами.

3. Технические меры

Предполагают использование специальных средств защиты персональных данных – от самых примитивных вроде сургучовых печатей до высокотехнологичных, к которым можно отнести антивирусы, средства криптографической защиты.

Таким образом, компании необходимо разобраться, какие технические меры должны быть приняты для защиты персональных данных, и обеспечить реализацию этих мер.

Итак, что нужно сделать работодателям, обрабатывающим персональные данные работника?

  • Разобраться, на каком основании и с какой целью работодатель использует их персональные данные.
  • Решить, как будут выполняться законодательные требования, отразить это в локальных нормативных актах.
  • Принять соответствующие организационные меры и подготовиться к их выполнению. В частности, опубликовать Политику в отношении обработки персональных данных.
  • Определиться с техническими мерами. Нужно сказать, что в отличие от госорганизаций, для которых требования по использованию средств защиты информации вполне конкретные, коммерческие компании имеют большую свободу в выборе наиболее подходящих для них технических мер.

Если цель обработки данных установлена компанией самостоятельно, исходя из специфики деятельности, то она должна взять согласие об обработке персональных данных у субъекта данных ст.

Образец приказа о персональных данных работников 2020

Иногда при приеме на работу нового сотрудника кадровики снимают ксерокопии с предоставленных документов и вкладывают их в его личное дело. По мнению Роскомнадзора, это не допускается.

Что относится к персональным данным работника организации.

Как передавать?

Выделяют несколько видов обработки. Передана информация может быть внутри предприятия или за его пределами. Статья 88 ТК отражается правила, соблюдающиеся при передаче. Запрещено сообщать данные третьим лицам или с целью получения денег.

Исключением является угроза жизни или здоровью людей. Подобные случаи могут отражаться в трудовом или ином законе. Требуется предупреждать граждан, которыми получены сведения о работнике, о целях их использования. Цель отражается при сообщении информации.

Руководство организации имеет правомочие удостовериться в том, что указанное требование соблюдается. Лица, которым переданы сведения, берут на себя обязательство по соблюдению режима секретности. Указанные правила не распространяются на ситуации, когда получателем данных стали правоохранительные органы.

Локальные нормативные акты закрепляют правила относительно передачи информации внутри предприятия. Знакомятся граждане с этим актом под подпись. Законодатель установил новое правило. Теперь лица, зарегистрированные в качестве индивидуальных предпринимателей, обязаны издавать локальные нормативные акты, где оговорено как происходит передача данных.

К информации имеют доступ лица, наделенные специальными полномочиями. Они могут получать от сотрудника информацию, которая необходима для работы. Поэтому документация в части может представляться другими лицами. Запрещено отправлять запросы о предоставлении сведений относительно состояния здоровья человека.

Это не касается ситуаций, когда нужно выяснить способен ли работник продолжать свою деятельность. Аналогичные правила распространяются относительно женщин, находящихся в состоянии беременности. Это делают, чтобы понять нужен перевод на другую работу или нет. Переводят будущую маму на место, где нет воздействия вредных факторов.

Передать информацию можно в таком объеме, который требуется для выполнения функций.

Сотрудники могут на безвозмездной основе пользоваться своими данными.

Уведомление о получении персональных данных у третьей стороны

Если вы получаете персональные данные у третьей стороны, заранее уведомьте об этом работника (п. 3 ст. 86 ТК РФ, п. 1 ч. 2 ст. 10 Закона № 152-ФЗ). В уведомлении сообщите сотруднику о целях, предполагаемых источниках и способах получения или передачи персональных данных. Также укажите характер персональных данных, которые предстоит получить.

Однако надо учитывать, что этот штраф может налагаться за каждое допущенное нарушение.

Основные аспекты правомерности обработки персональных данных в трудовых отношениях

Подавляющее большинство из нас состоит в трудовых отношениях и оставляет свои персональные данные работодателям для ведения кадрового учета. Работодатель, в свою очередь собирает такие данные и ведет их обработку. Казалось бы, стандартная ситуация. Но, в связке с ФЗ-152 «О персональных данных», все становится не так очевидно.

Какие основания для правомерной обработки есть у работодателей?

Трудовые отношения у нас регулируются Трудовым кодексом РФ, основываясь на его требованиях и рассмотрим различные аспекты отношений работодателя с работниками и/или соискателями.

N 687, а также содержать информацию о сроке ее рассмотрения и принятия решения о приеме либо отказе в приеме на работу.

Персональные данные: как соблюсти порядок их обработки

Есть заблуждение, что с персональными данными работают только мобильные операторы и банки. На самом деле это не так. Любая компания обрабатывает персональные данные как минимум своих работников, а еще контрагентов, клиентов, посетителей офисов и т.д. В статье мы рассказали, что такое персональные данные и как их правильно обрабатывать. Читайте и не нарушайте закон – с 1 июля штрафы для компаний вырастут в семь раз.

Читайте также:  Договор купли-продажи техники между физическими лицами образец

С персональными данными работает каждая компания, но не каждый юрист знает, что такое персональные данные и как их правильно обрабатывать. Если до 1 июля 2017 года это было еще не так страшно – штрафы за нарушения были невелики, то теперь ситуация изменилась. С этой даты вступают в силу поправки в КоАП РФ, которые увеличивают штрафы для компаний за нарушения при обработке персональных данных и вводят 7 новых составов правонарушений (Федеральный закон от 07.02.17 № 13-ФЗ). Штрафы будут платить не только компании, но и работники, которые нарушили закон – включая юристов. Мы решили помочь вам не нарушать закон и рассказали про азы обработки персональных данных, которые касаются каждой компании.

Какая информация относится к персональным данным

Персональные данные – это любая информация, которая прямо или косвенно относится к определенному или определяемому физическому лицу (п. 1 ст. 3 Федерального закона от 27.07.06 № 152-ФЗ «О персональных данных»; далее – Закон № 152-ФЗ). Более конкретно перечень такой информации определен в Указе Президента РФ от 06.03.97 № 188 «Об утверждении Перечня сведений конфиденциального характера»: это сведения о фактах, событиях и обстоятельствах частной жизни гражданина, которые позволяют идентифицировать его личность, за исключением сведений, подлежащих распространению в СМИ в случаях, установленных законом.

В работе юридических и кадровых служб компаний обрабатываемые персональные данные обычно включает в себя следующие сведения о лице:

  • фамилия, имя, отчество;
  • год, месяц, дата и место рождения;
  • адрес;
  • семейное, социальное, имущественное положение;
  • образование, профессия, должность, доходы;
  • биометрические персональные данные.

Судебная практика расширяет перечень персональных данных. Например, суды признавали персональными данными:

  • сведения о смерти гражданина (постановление АС Поволжского округа от 25.09.14 по делу № А49-2005/2014);
  • номер мобильного телефона (апелляционное определение Алтайского краевого суда от 01.10.13 по делу №33-9241/2015);
  • фотографии гражданина (апелляционное определение Свердловского областного суда от 09.04.15 по делу № 33-5232/2015).

В последнее время есть явная тенденция – перечень сведений, которые составляют персональные данные, становится все шире. Так, Европейский суд справедливости в Решении от 19.10.16 по делу № 582/14 (Патрик Брейр против Германии) признал, что при определенных условиях даже IP-адрес интернет-пользователя может признаваться персональными данными.

Что такое обработка персональных данных

Обработка персональных данных – это любое действие с персональными данными, включая сбор, запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, передачу (распространение, предоставление, доступ), обезличивание, блокирование, удаление и уничтожение (п. 3 ст. 3 Закона № 152-ФЗ).

Например, компания обрабатывает персональные данные, если собирает анкеты клиентов (в бумажном виде или через сайт), ведет и хранит клиентскую базу, передает контакты клиентов в call-центр, фиксирует паспортные данные посетителей офиса на контрольно-пропускном пункте и т.д. Фактически персональные данные обрабатывает любая компания.

Nota bene!
Дополнительные условия для обработки персональных данных соискателей и работников установлены гл. 14 ТК РФ и разъяснениями Роскомнадзора от 14.12.12 «Вопросы, касающиеся обработки персональных данных работников, соискателей на замещение вакантных должностей, а также лиц, находящихся в кадровом резерве».

Когда нужно уведомлять Роскомнадзор

Если компания обрабатывает персональные данные, она является оператором (п. 2 ст. 3 Закона № 152-ФЗ). Оператор до начала обработки персональных данных обязан уведомить Роскомнадзор о своем намерении (п. 1 ст. 22 Закона № 152-ФЗ).

Направлять уведомление не требуется (п. 2 ст. 22 Закона № 152-ФЗ), если компания-оператор обрабатывает персональные данные, в частности:

  • только своих работников;
  • для целей заключения и исполнения договоров (например, персональные данные контрагентов);
  • для однократного пропуска лица на территорию компании;
  • без использования средств автоматизации (персональные данные используют, уточняют, распространяют и уничтожают при непосредственном участии человека – см. Постановление Правительства РФ от 15.09.08 № 687).

Проверьте, подпадает ли компания под исключения, которые указаны в Законе № 152-ФЗ. Если нет – составьте уведомление по официальной форме (Приложение № 2 к административному регламенту, утв. Приказом Минкомсвязи России от 21.12.11 № 346). Затем направьте его в территориальный орган Роскомнадзора по месту регистрации компании. Отправить уведомление можно как на бумажном носителе, так и в форме электронного документа через портал «Госуслуги» (gosuslugi.ru) или официальный сайт Роскомнадзора (pd.rkn.gov.ru/).

Роскомнадзор внесет сведения о компании в реестр операторов в течение 30 дней с даты поступления уведомления. Проверить, включена ли компания в реестр, можно на официальном сайте ведомства (pd.rkn.gov.ru/).

Как правильно собирать персональные данные

По общему правилу, чтобы собирать персональные данные, нужно получить согласие их владельца – субъекта персональных данных (пп. 1 п. 1 ст. 6 Закона № 152-ФЗ). Согласие должно быть конкретным, информированным и сознательным (п. 1 ст. 9 Закон № 152-ФЗ). Это значит, что перечень оснований для обработки персональных данных должен быть указан как можно более конкретно, а также содержать срок обработки и порядок отзыва согласия (постановление АС Уральского округа от 29.09.14 по делу № А60-31459/2013, постановление Пятого ААС от 13.08.14 по делу № А59-48/2014).

Закон не устанавливает форму согласия на обработку персональных данных, за исключением особых сведений. Субъект может дать согласие в любой форме, которая позволит подтвердить факт его получения (п. 1 ст. 9 Закона № 152-ФЗ). В частности, согласие может быть выражено в электронной форме путем заполнения анкеты на сайте (постановление ФАС Северо-Западного округа от 13.12.10 по делу № А56-73636/2009, апелляционное определение Омского областного суда от 07.08.13 по делу № 33-5139/2013).

СНОСКА
Письменное согласие субъекта нужно для обработки специальных категорий персональных данных – например, о национальной принадлежности и состоянии здоровья лица (ст. 10 Закона № 152-ФЗ). Согласие можно получить на бумажном носителе или в электронной форме с усиленной квалифицированной электронной подписью.

Получать согласие на обработку в типовой форме договора рискованно, если пункт о согласии просто включен в текст. Суд может признать такой способ ненадлежащим, если потребитель не может изменить это условие – например, сделать отметку о своем согласии или отказе (постановление АС Северо-Западного округа от 18.07.16 по делу № А44-9647/2015, постановление АС Уральского округа от 22.12.16 по делу № А76-5164/2016).

В случае проверки или судебного спора именно оператор обязан доказать, что получит согласие на обработку персональных данных (п. 3 ст. 9 Закона № 152-ФЗ). Поэтому заранее определите, какой тип персональных данных обрабатывает ваша компания. В зависимости от этого разработайте форму получения согласия на обработку. Важный момент – субъект вправе в любое время отозвать свое согласие (п. 2 ст. 9 Закона № 152-ФЗ). Если в компанию поступило такое обращение – она обязана прекратить обработку персональных данных.

Nota bene!
Согласие на обработку персональных данных не нужно, если субъект сам сделал их общедоступными. Например, при регистрации на форуме или в социальной сети. Если субъект потом отзовет согласие на обработку – его можно не учитывать (пп. 10 п. 1 ст. 6, пп. 2 п. 2 ст. 10 Закона).

Как получить согласие у работников

Работников надо ознакомить под роспись с документами компании, которые устанавливают порядок обработки персональных данных, а также их права и обязанности в этой сфере (п. 8 ст. 86 ТК РФ). Такой порядок можно прописать в самом трудовом договоре, приложениях к нему, правилах внутреннего трудового распорядка или других локальных актах – например, политике компании об обработке персональных данных. Факт ознакомления работников с этими документами нужно отдельно фиксировать – например, в специальном журнале.

СНОСКА
За нарушения при обработке персональных данных работников компанию могут привлечь к ответственности по ст. 5.27 КоАП РФ (до 80 тыс рублей штрафа).

Согласие работника на обработку персональных данных не нужно в следующих случаях (см. разъяснения Роскомнадзора от 14.12.12 «Вопросы, касающиеся обработки персональных данных работников, соискателей…»):

  • обработка персональных данных близких родственников работника в объеме, предусмотренном личной карточкой по форме Т-2;
  • получение мотивированных запросов от прокуратуры, правоохранительных органов, органов безопасности, государственных инспекторов труда;
  • обработка нужна для исполнения заключенного с работником договора или возложенных на работодателя обязанностей;
  • обработка связана с выполнением работником его трудовых обязанностей, в том числе, при отправлении его в командировки.

Как обеспечить безопасность персональных данных

Персональные данные относятся к конфиденциальным сведениям (ст. 7 Закона № 152-ФЗ). Операторы и иные лица, получившие к ним доступ, обязаны не раскрывать третьим лицам и не распространять персональные данные без согласия субъекта. Оператор обязан обеспечить безопасность персональных данных. Меры зависят от способа обработки данных – с использованием средств автоматизации или вручную.

Если компания ведет автоматизированную обработку персональных данных, на нее распространяются Требования к защите персональных данных при их обработке в информационных системах, утв. постановлением Правительства РФ от 01.11.12 № 1119 и Приказ ФСТЭК России от 18.02.13 № 21. Чтобы выполнить эти требования, нужно привлекать IT-специалистов.

Для защиты персональных данных без автоматизации предусмотрены рекомендательные меры (ст. 19 Закона № 152-ФЗ и п. 13-15 Положения, утв. постановлением Правительства РФ от 15.09.08 № 687). Одна из таких мер – определить во внутренних документах компании перечень лиц, которые обрабатывают персональные данные или имеют к ним доступ. Можно обеспечить безопасность данных, если раздельно хранить носители персональных данных, которые обрабатываются в различных целях (например, раздельно хранить данные работников, посетителей офисов и клиентов).

Что и кому грозит за нарушения в сфере персональных данных

За нарушения при обработке персональных данных компанию могут привлечь к гражданско-правовой и административной ответственности по ст. 13.11 КоАП РФ. До 1 июля 2017 года максимальным наказанием для должностного лица был штраф в 1 тысячу рублей, а для компании – до 10 тысяч рублей.

С 1 июля 2017 года вступают в силу поправки, которые усиливают административную ответственность (Федеральный закон от 07.02.17 № 13-ФЗ). Поправки вводят дополнительные составы правонарушений в ст. 13.11 КоАП РФ и увеличивают штрафы. В частности, закон вводит ответственность юридических лиц за следующие нарушения:

  • обработку персональных данных в случаях, не предусмотренных законом (ч. 1 ст. 13.11 КоАП РФ) – штраф от 30 тыс до 50 тыс рублей;
  • обработку персональных данных без согласия в письменной форме, когда закон требует получить такое согласие (ч. 2 ст. 13.11 КоАП РФ) – штраф от 15 до 70 тыс рублей;
  • неопубликование оператором политики в отношении обработки персональных данных, когда такая обязанность предусмотрена законом (ч. 3 ст. 13.11 КоАП РФ) – штраф от 15 до 30 тысяч рублей.

Работника могут привлечь к административной ответственности, но не только. Дополнительно он несет материальную (п. 7 ст. 243 ТК РФ) дисциплинарную (пп. «в» п. 6 ч. 1 ст. 81 ТК РФ) и даже уголовную ответственность (ч. 2 ст. 137 УК РФ).

К ответственности привлекут как работника-нарушителя (например, скопировавшего базу клиентов на свою флешку и передавшего ее конкуренту), так и работника, который несет ответственность за обработку персональных данных в компании.

Субъект может дать согласие в любой форме, которая позволит подтвердить факт его получения п.

Добавить комментарий